Как выбрать поставщика и закупить оборудование?
На определённой стадии проекта дилеммой встаёт вопрос покупки технологического оборудования. Часто встречается, что менеджер, ведущий проект, подходит к черте, когда осознание груза ответственности за выбор поставщика рождает одно слово: «ПОМОГИТЕ»!
Не в силу того, что он сам не обладает достаточной компетенцией и опытом, хотя и это не исключается (считаю это нормальным, т.к. невозможно знать всё), а по простой причине банального отсутствия достаточного количества времени, чтобы этим заниматься. Ежедневно приходится решать одновременно десяток задач, которые в свою очередь делаться на подзадачи и это хорошо, если работодатель смог сформулировать перед менеджером чётко своё видение ожидаемого результата, а не врывается утром на объект, с фразой: «Я вот туда ездил и то-то видел». Допустим, что так не происходит (о том, как действовать в случае, если вам пришлось попасть в ситуацию с творческим работодателем, поговорим в отдельной статье).
ЭТАП 1. Поиск потенциальных поставщиков
Итак, у вас в руках спецификация технологического оборудования, выданная проектной организацией или полученная от шеф-повара. По правилам в ней должны быть указаны конкретные модели, марки, типы и количество того, что вам необходимо закупить.
В случае покупки единичного оборудования к подбору поставщика подходим также как, если покупаем несколько единиц.
Обычно количество поставщиков технологического оборудования в городе с численностью населения 300-600 тысяч человек, составляет до пятнадцати компаний. Из них компаний, продающих все типы оборудования (электромеханическое, тепловое, холодильное, нейтральное, весовое, инвентарь), не более пяти. Остальные имеют специализацию, на какой-либо определённой группе (весовое, торговое и т.д.).
Поиск возможен тремя доступными способами:
- Через запрос в интернете фразой: «Технологическое оборудование кафе [ваш город].
- Через объявления в печатных СМИ.
- Через коллег и знакомых.
Проработав указанные источники, вы получаете список потенциальных поставщиков. Работать со всем списком, безусловно, затратно по времени, поэтому ограничьтесь тремя компаниями, которые первыми попадались в результатах поиска и рекомендациях коллег.
ЭТАП 2. Запрос котировок и первый звонок
Следующий важный этап - это запрос котировок и первый звонок. Тут возможны два сценария развития событий. В первом, вам необходимо написать техническое задание, к которому прикладывается спецификация (список) оборудования.
Задание составляется на бланке организации. В нём указываются желаемые условия поставки, сроки, место доставки, требуется ли монтаж и прочее.
Примечание. С точки зрения организации работ, это предпочтительный, а может и лучший способ начала взаимодействия с продавцом. Поверьте, потраченные два часа на написание технического задания, окупятся сторицей, сэкономленным временем на уточнение мелочей и исправления возможных ошибок.
Идеально, если вы заручитесь подписью руководителя в техническом задании. Впоследствии это гарантия бодрого духа и морального здоровья.
Продолжу. Совершаете телефонные звонки по указанным контактным данным компаний. Ищите профильного менеджера, выясняете его адрес электронной почты и отправляете техническое задание в формате сканированной копии. Обязательно сделайте контрольный звонок и убедитесь, что письмо получено.
Какие-либо пояснения до ознакомления менеджера с техническим заданием давать не следует. Положитесь на его профессионализм и знания.
Во втором случае вы совершаете аналогичные действия, но отправляете спецификацию (список) требуемого оборудования.
Обязательно нужно проработать все выбранные вами компании за один день, а лучше за 1,5-2 часа. Таким образом, вы одномоментно завершите второй этап работы и установите точку отсчёта по времени для потенциальных продавцов.
При нормально налаженной работе, менеджер компании продавца проработает ваш запрос и сделает коммерческое предложение в срок от двух до пяти дней, в зависимости от количества и типа оборудования.
Первый приоритет лояльности к компаниям можно расставить по тому, в какой последовательности вам поступят предложения. Это будет свидетельствовать о налаженной работе продавца со своими контрагентами (производителями оборудования), их оперативное взаимодействие и соблюдение установленных между собой правил работы. Этот факт даёт определённую уверенность, что условия поставки, в частности, наличие требуемого оборудование и сроки поставки, будут соблюдены.
До момента пока вы получите предложение на второй, третий день, имеет смысл позвонить каждому менеджеру, узнать, как продвигается работа по вашему запросу и задать несколько вопросов, ответы на которые, помогут вам сформировать общее представление о компании поставщика. И в дальнейшем могут послужить критериями для принятия окончательного решения по сотрудничеству.
Вы можете выяснить следующее:
- есть ли у компании референт-лист (при наличии – запросите);
- наличие крытого склада для хранения оборудования;
- наличие услуги по доставке оборудования на объект заказчика;
- наличие услуги по разгрузке оборудования;
- наличие сервисной службы и квалификацию специалистов;
- наличие услуги по разработке планировочных решений предприятий с расстановкой оборудования;
- квалификация профильного менеджера;
- запросить комплект учредительных документов (для проверки службой безопасности или юристом компании).
Завершением второго этапа будут полученные вами коммерческие предложения и общее понимание об уровне каждой компании.
ЭТАП 3. Обработка коммерческих предложений.
Скажу, что это самый кропотливый и ответственный момент в работе, здесь многое зависит от вас! Прежде всего, обратите внимание на то, как сформировано коммерческое предложение. Лучший вариант, когда оно оформлено на бланке компании с подписью менеджера или директора. Все позиции указаны в той последовательности, в какой они были в вашем техническом задании (оговорите это с менеджером заранее).
Далее необходимо проанализировать соответствие параметров и характеристик запрашиваемого вами оборудования с тем, что предлагает поставщик. Возможно такое, что у поставщика нет предложения по конкретным моделям и маркам оборудования, тогда он предложит аналоги – это не должно вас пугать. На рынке достаточно много производителей, делающих однотипное оборудование. Все изменения требуется согласовать с участниками процесса (шеф-поваром, заведующим производства).
Итак, вам осталось совершить заключительное действие, это сравнить цены. В своей практике я составляю сравнительную таблицу. К списку оборудования справа вставляю столбцы, соответствующие каждому потенциальному поставщику, проставляю предлагаемые цены на оборудование и итоговую сумму. При этом должно соблюдаться правило соответствия прочих равных условий, например: все цены с доставкой, с НДС, с монтажом и прочее. На этом этапе и работает ранее составленное техническое задание, по которому поставщик формировал предложение. Вы имеете достаточно информации для анализа и принятия решения о выборе поставщика.
4 ЭТАП. Согласование или «последние вершки».
Свою работу вы проделали и уверены в достоверности собранной и обработанной вами информации. Наступило время «последних вершков». Я так называю этап, когда выполнено 90% работы. Точка в работе ещё не поставлена (ведь поставщик не утверждён) и предстоит защитить свою работу перед руководством или учредителем, а это бывает процесс неоднозначный. Поэтому подготовьте всю полученную ранее информацию: сравнительную таблицу со своей подписью, информацию о поставщиках, собранную на втором этапе, всё это вам пригодится для защиты.
В процессе защиты не делайте предпочтение тому или иному поставщику, излагайте информацию и отвечайте на вопросы однозначно и коротко. Если не знаете ответа на вопрос, лучше сказать, что вам нужно уточнить информацию у поставщика. Ни в коем случае не придумывайте ответы.
Если завершением защиты стало принятие решения о закупке, вы на «отлично» выполнили свою работу. Скажу, что с первого раза так случается не часто, но случается.
Не забудьте поблагодарить компании, которые не стали поставщиком сейчас. Они тоже потрудились и заслуживают благодарности. Достаточно написать слова благодарности на электронную почту менеджеру, с которым вы работали.
Запомните: вы ежедневно проходите перед руководством проверку своих знаний и навыков в работе. Следуя всем описанным нехитрым советам, вы зарекомендуете себя с лучшей профессиональной стороны.
Удачи вам.
P.S. Безусловно, в каждом этапе описанной работы, заложены многие аспекты, которые могли бы быть вам интересны, в детальном рассмотрении. С удовольствием поделюсь своими практическими навыками работы. Задавайте вопросы для тем будущих статей.